Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Quiénes somos

SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., SAVCOM, sociedad colombiana identificada con NIT 901.673.521-1, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales regulan el Tratamiento de los Datos Personales, estableciendo las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para la administración de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para su cumplimiento dentro de la Compañía.

Nuestra dirección de sitio web es: http://savcom.co.

A. POLÍTICA GENERAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.

Para tal efecto, SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

1. Objetivo

El Objetivo de la siguiente Política es establecer los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales la empresa SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., SAVCOM, administra el tratamiento de los Datos Personales de todos los Usuarios, así como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información, y procedimientos establecidos para que los usuarios de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos sobre las leyes de Protección de Datos Personales.

2. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales aplica a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., considerada como responsable y/o encargada del Tratamiento de Datos Personales. 

3. Autoridad y Responsabilidad.

La autoridad para este documento es del Representante Legal, así como la responsabilidad frente a los mecanismos de control del documento y la aplicación por parte de todos los responsables de los procesos es de la Dirección Administrativa.

    4. Definiciones.

    4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular (Clientes, Empleados y Proveedores) para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

    4.2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

    4.3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

    4.4. Dato biométrico: Los datos biométricos son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población. Ej. Firma, huellas dactilares, rasgos faciales entre otras.

    4.5. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

    4.6. Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como el origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica.

    4.7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en los que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

    4.8. Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

    4.9. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

    4.10. Responsable de administrar las bases de datos: colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.

    4.11. Oficial de protección de Datos: persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

    4.12. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.

    4.13. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

    4.14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

    4.15. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

    4.16. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado o por cuenta del Responsable.

    5. Normas Aplicables.

        •  Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
        •  Ley 1581 de 2012
        •  Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos.
        • Decreto 1377 de 2013
        • Decreto 886 de 2014
        • Ley 1266 de 2008, disposiciones generales del Habeas Data.
        •  Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

    6. Principios, Derechos y Deberes del Tratamiento de Datos Personales.

    6.1. Principios

    En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplican de manera armónica e integral los siguientes principios:

    a. Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

    b. Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. se limita a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. debe informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma

    c. Consentimiento informado o Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

    d. Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

    e. Principio de Transparencia: en el tratamiento se debe garantizar el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

    f. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Protección de Datos Personales y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros
    medios de divulgación o comunicación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

    g. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el documento de Políticas Internas de Seguridad, de obligatorio cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de
    seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.

    h. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Protección de Datos Personales y en los términos de la misma.

    6.2. Derechos de los titulares de los datos

    Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

    El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico gerencia@savcom.co, o mediante documento escrito dirigido a la siguiente dirección Carrera 67 No. 11B-61, Cali – Colombia.

    El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

    a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, racionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

    b. Solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.

    c. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se le ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.

    d. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

    e. Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

    f. Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.
    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

    g. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones. El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

    h. Derecho de Cancelación. Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

    6.3. Deberes de los Responsables de la Información

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

    a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
    b. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
    c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    e. Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada Encargado del Tratamiento de información.
    f. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
    g. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

    6.4. Área responsable de la implementación y observancia de esta política

    El Representante Legal tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los empleados que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., están obligados a reportar estas Bases de Datos a este y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
    La Dirección Administrativa también ha sido designado por SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. como el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

    6.5. Solicitud de Autorización de datos personales

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales (Clientes, Empleados y Proveedores) sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

    Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

    Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

    Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., tales como:
    a. Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
    b. De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
    c. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

    Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
    a. Los Datos Personales que son recolectados.
    b. La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
    c. Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales
    d. Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de esta Política.
    e. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

    6.6. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible.

    El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

    En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. debe:

        • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
        • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

    6.7. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos

    La autorización del titular no es necesaria cuando se trate de:

    a. Datos de naturaleza Pública
    b. Casos de urgencia médica o sanitaria
    c. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    d. Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (excluye datos biométricos como dato sensible)

    6.8. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. podrá revelar a sus organizaciones vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

    Igualmente, SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. cuando:
    a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S.
    b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

    En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
    a. Dar Tratamiento, a nombre de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. a los
    Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
    b. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales
    c. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales

    7. Autorización de uso de Datos Personales.

    El tratamiento para los datos personales indispensables de Clientes, Empleados y/o Proveedores, está enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. como entidad comercial legalmente constituida, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

    Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de Ellos, cuando:
    a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
    b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
    c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
    d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
    e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

    B. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., en calidad de responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

    1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

    Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

    1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

    Cuando SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. contrate a terceros para que adelante o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.

    La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

    1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Área Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. y el empleado.

    El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

    Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

    Por servicios externos que SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

    1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

    Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
    Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

        • Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.
        • Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
        • Fines estadísticos o históricos.

    2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.

    Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.

    En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

    Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

          • Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
          • Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
          • Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad; Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas

    3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

    Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

          • Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
          • Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
          • Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

    La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

    Cuando SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales.

    SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.


    4. Grabaciones, Filmaciones y Comunicaciones

    La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.

    En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S.

    Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S. o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

    La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

    Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con SOLUCIONES AVANZADAS EN COMUNICACIONES S.A.S., y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

    5. Datos de Menores

    La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

    C. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

    La Compañía se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

    D. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

    Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos
    personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

    Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.


    Fecha de publicación y entrada en vigencia: 2 de abril de 2024